Start vandaag nog met het realiseren van jouw ambities. Neem contact op voor een afspraak of laat hieronder je gegevens achter.
Fryslân Homes is specialist in het aankopen, verkopen, verhuren en beheren van huurwoningen in Friesland. Speak kreeg de vraag, na in 2021 al een website voor Fryslân Homes te hebben gerealiseerd, om opnieuw een oplossing te bedenken voor deze makelaardij en vastgoedbeheerder.
Het bedrijf was op zoek naar een oplossing voor het efficiënt en kwalitatief verwerken van informatie over en het communiceren met kandidaten voor de huurwoningen in hun portefeuille. In de oude situatie waren dit allemaal handmatige acties, wat enorm tijdrovend was. Aanmeldingen kwamen per e-mail binnen en werden vanuit daar verwerkt door de backoffice. Door de huidige woningmarkt betrof dit, en betreft dit nog steeds, een hoog aantal inschrijvingen per huurwoning. Alle inschrijvingen werden handmatig gecontroleerd op de gestelde eisen en vervolgens teruggekoppeld aan de kandidaten en waar nodig aangevuld. Dit moest toch veel efficiënter kunnen?
Na hun positieve ervaring met Speak in 2021, vroeg Fryslân Homes hen opnieuw voor het bedenken van een oplossing. Diverse meetings en reviewsessies hebben geleid tot een gedegen plan van aanpak voor de realisatie van een Kandidatentool voor potentiële huurders en de Backoffice van Fryslân Homes.
Op basis van de opgestelde flowcharts, het plan van aanpak en de look & feel van de website is de kandidatentool gerealiseerd. Door herkenbare elementen terug te laten komen behouden kandidaten de herkenbaarheid van de website en het vertrouwde gevoel bij Fryslân Homes.
Vanuit het vastgoedbeheer softwarepakket Skarabee worden woningen automatisch, door middel van een koppeling, ingelezen in de kandidatentool en behouden deze altijd de meest actuele status. Kandidaten die zich voor een woning inschrijven worden automatisch ondergebracht bij de door hun gewenste woning en krijgen op basis van hun inschrijving direct al een status toebedeeld, inclusief een positie in de wachtrij. Alle nieuwe inschrijvingen, gevraagde documenten en andere gewonnen informatie komt terug binnen via de kandidatentool en kan door de backoffice van Fryslân Homes, via een eigen inlogomgeving, in één oogopslag worden beoordeeld. Wanneer aangeleverde documenten niet correct zijn of, kunnen de kandidaten via een automatische email hiervan op de hoogte worden gebracht.
De aan de woning gekoppelde makelaar heeft ook een eigen omgeving, om een laatste controle te doen. Door de backoffice wordt een voorselectie gemaakt van de meest geschikte kandidaten en aangeboden aan de makelaar. In zijn eigen omgeving heeft de makelaar de mogelijkheid om de kandidaten goed- of af te keuren en dit weer terug te koppelen richting de backoffice.
Na selectie van geschikte kandidaten, kan de backoffice direct via hun eigen omgeving afspraken inplannen voor de bezichtiging. Ook de uitnodigingsmail voor een bezichtiging wordt geheel automatisch naar de kandidaat verzonden.
Omdat er in de kandidatentool met vertrouwelijke documenten wordt gewerkt is beveiliging van dit klantportaal van essentieel belang. Het .NET platform Umbraco is hiervoor uitermate geschikt. Naast het koppelen van een SSL certificaat zijn accounts tevens extra beveiligd door middel van two-factor-authentication. Na deze extra controlestap kan de kandidaat worden ingelogd in de kandidatentool. Voor documentbeveiliging is uiteraard een encryptie ingezet. Op deze manier wordt de beveiliging van vertrouwelijke informatie gewaarborgd.
Na een korte gewenningsperiode is de backoffice van Fryslân Homes enorm blij met de efficiëntie waarmee ze nu hun werkzaamheden kunnen uitvoeren. Dit heeft voor het bedrijf, in korte tijd al geleid tot een tijdsbesparing van circa 60%!
Door de vele automatiseringen binnen de kandidatentool zijn ook de grote aantallen handmatig te versturen e-mails tot het minimum teruggebracht.
Quote Marco de Leeuw: "We zijn nu 60% sneller met onze selectie van huurkandidaten"
Meer weten over deze case of de mogelijkheden?
Neem contact op voor vrijblijvend advies of een afspraak.
